Responsable unité facturation (F/H)

Contexte

La direction Petite enfance Education Jeunesse recrute pour son service Inscription et gestion administrative des établissements municipaux petite enfance, le ou la responsable de l'unité Facturation. Il/elle assure l'encadrement et l'animation de l'équipe (4 agents) ainsi que l'organisation des activités.

Missions

Le ou la responsable de l'unité devra animer et encadrer les agents de son équipe. Son rôle consiste à organiser, coordonner les activités de l'unité et le temps de travail des agents.
Il/elle devra superviser et contrôler l'activité et l'entretien des outils et moyens mis à la disposition des agents de l'équipe et rendre compte de l'activité et des outils/moyens utilisés, notamment à son supérieur hirérachique.

Missions

• Vérifier l’organisation du travail des agents de gestion (4 agents)
• Assurer le planning des agents et leur suivi au sein des structures
• Travailler en lien avec les directrices de crèches et organiser des rencontres de suivi agents de gestion et directrices
• Assurer la formation des agents de gestion
• Garantir le bon déroulé du processus de facturation : vérification des éléments de facturation, contrôle des étapes assurées par les agents de gestion, achèvement de processus
• Ecrire et mettre à jour les procédures de son périmètre
• Participer à l’évolution du logiciel de gestion de la petite enfance en fonction des besoins (circulaires CAF, besoins de la population, besoins du gestionnaire)
• Aider les directrices et les agents dans l’utilisation du logiciel et garantir les procédures mairie
• Gérer les subventions CAF et MSA : préparer et saisir les documents réglementaires dûment remplis
• Préparer et remplir les déclarations trimestrielles via le portail CAF et contrôler les notifications de paiement trimestriels envoyés en retour
• Etablir les prix de revient des structures en collaboration avec la responsable administrative et les services
• Etablir les budgets annuels des structures (CR et BP), les transmettre à la CAF et assurer le lien avec le service finance
• Participer au contrôle CAF
• Elaborer les statistiques nécessaires au pilotage des structures (taux d’occupation, taux de facturation, statistiques du Département, statistiques Filoué)
• Assurer le suivi des tableaux spécifiques (handicap, aides du Département, réception courrier)
• Assurer l’archivage de son périmètre (facturation, dossiers administratifs des enfants dans les structures)
• Résoudre les problèmes et les litiges relatifs aux factures (échange avec les familles)
• Mettre à jour les documents administratifs des enfants et assurer leur édition
• Clôture annuelle du logiciel ILE et la bascule des tarifs des familles
• Assurer la mise à jour du paramétrage du logiciel ILE
• Exploiter les tableaux de bords, les analyser et dresser le bilan mensuellement
• Assurer le suivi administratif de la crèche de dépannage d’été

Profil

Expérience en collectivité ou connaissance de l'environnement local territorial

Connaissances du statut de la fonction publique territoriale et du secteur de la Petite enfance et sur la Prestation de Service Unique appréciées

Compétences en management

Maîtrise des outils bureautique (Word, excel)

Capacités d'organisation et d'adaptation, rigueur

Communication professionnelle

Sens du service public